時尚工作者

“每個人都會有自己的一套辦公室做事法則,最重要就是不拖延,盡量「今日事,今日畢」。”


Karen Li

2022-1-3

4招資深時尚公關的「不拖延」工作撇步!新的一年擺脫職場惡習,善用小本本、「未讀取」提昇工作效率

我必須說,每個職場一定都很辛苦,也都很多事,但每個行業的忙碌狀況和內容不同,有些工作可能固定的 routine work 比較多,但公關行銷行業,除了每天需要處理的 paper work,還會有許多突然發生的事件和要求,雖然大家從小就聽過「今日事今日畢」這句話,但我覺得真正做到的人卻沒幾個。可能很多人會想說,ok 我今天做不完就算了,反正還有明天,但我們的產業因為速度很快,又一直一直會有需求插進來,所以我真的不建議拖拉到隔天,畢竟太多事情都有時效性!

↑電影《The Devil Wears Prada》劇照

職場上總是遇到豬隊友?劃清職責、做好自己,適時的讓「拒絕」成為一種本事

職場上總是遇到豬隊友?劃清職責、做好自己,適時的讓「拒絕」成為一種本事 工作中總是遇到豬隊友?除了反思自己是不是也是豬團隊的一員,再來就是去看看豬隊友總是做了些什麼讓人生氣,說實在的要讓豬隊友變成神隊友著實有難度,但不要讓自己從神隊友變成豬團隊才是更為重要的事。 ↑《怪奇物語》劇照。

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職場領導力必修秘笈!三十歲還在基層職位、升上主管卻手忙腳亂...如何稱霸臥虎藏龍的職場武林?|惡魔老闆養成記| 社畜如你,總覺得老闆愛找碴又難搞,活像個惡魔,但你可曾真的知道他/她在想什麼嗎?現在仲誼公關/Wazaiii/哇哉上課的惡魔老闆——岳啟儒親自告訴你,她在職場是如何一步步修煉成惡魔的,啊!不過玻璃心讀者

手寫小本本:右邊記大事,左邊記小事

我自己的辦法(雖然現在很多人都很高科技的用手機行事曆記事情),但我還是很習慣要有一個小本本,在本子的右邊,我會把尚未完成的事情都詳細條列式記錄起來,主要比較是大方向或是決策性的一些計畫,然後每天處理到什麼進度,會備註上去,如果解決了,我就會劃掉!

↑手寫小本子,是釐清工作思緒最直接的方式之一。

本子的左邊,我則是會登記下今天突然進來的需求和瑣碎小事,並且盡量在當天處理完畢。譬如說,某位造型師突然要借哪件衣服?哪位媒體要詢問某單品的價錢、百貨 DM 品項需要調換、哪個拍攝得臨時改日期......等等,因為這些東西不馬上記下來、不馬上安排好,真的很容易轉頭就忘!

↑電影《Morning Glory》劇照 

瑣碎小事,不可忽略

這些看似瑣碎的小事,有時卻舉足輕重,如果衣服沒調轉好,就會耽誤拍攝;媒體問的價錢來不及給,報導出來消費者就比較沒有直接感受,進而影響到銷售;百貨 DM 沒有把該推的商品換上,導致業績沒有達到;拍攝日期沒喬好,衣服沒有到位,媒體&藝人& MODEL 可能都會氣噗噗,都是一環扣著一環的! 

↑電影《Morning Glory》劇照 

許多人也很喜歡用便利貼把電腦周邊貼滿滿,寫滿代辦事項,乍看之下好像真的好忙,但其實我個人覺得看起來好「啊雜(台語:心情煩悶)」,而且如果真的要貼,我也覺得處理好了的便利貼就先拿下來,不要搞得電腦像開花一般。

↑許多人愛用便利貼記錄工作代辦事項,卻常常越記越亂。

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條理歸檔,梳理重複性工作

電腦歸檔也是一件很重要的事,email 一進來,或是 file 一做好,就要分門別類的把檔案歸屬好,這樣下一次要再使用或是跟需要的同事主管討論的時候,才不會花太多時間,因為很多活動或是工作每年都會重複進行很多次,存好檔,比較好進行分析比對,要找參考資料也方便。除了自己歸檔,通常公司都會有一個公槽,大家都會把可以互相分享的資料放上去,這個空間也需要好好的整理排序,這樣在安排事情上會更加有效!

↑不管是自己的檔案歸檔還是公槽資料,都須好好整理,以便溝通和再次使用。
 

善用 email「未讀取」,重要的事必須專注!

email 的整理也很重要。對我來說,讀了的信,我一定會回,也一定會即刻處理好,如果真的不能馬上解決,我就會寫在本子上成為代辦事項。如果真的很重要,但我現在無法立刻安排,我會先點開看完信件內容,然後先把它再標記為「未讀取」,等手邊的事情忙到一個段落能夠專心處理這件重要事情的時候,再好好 focus 在它上面,不然有的時候一忙亂,以為自己看過了就是處理好了,結果最重要的事情到頭來反而忽略,就真的三條線了!

↑電影《The Devil Wears Prada》劇照 

每個人應該都會有自己的一套辦公室做事法則,不論是怎樣的方式,最重要就是不拖延,盡量「今日事,今日畢」,別耽誤到別人的進度,才能夠在職場上有好的 credit,得到同事和主管的信任。

 

 

◎Photo Via:Unsplash, Pexels, IMDb


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